L'intestazione della prospettiva

Gli elementi che vedi nella struttura dipendono dalla prospettiva che stai utilizzando. Ad esempio, puoi focalizzarti solo su alcune cose da portare a termine a breve grazie alla prospettiva Bollettino, svolgere azioni in base al loro contesto con i Tag o dare uno sguardo generale al lavoro da fare grazie ai Progetti.

Il nome della prospettiva corrente viene visualizzato in cima alla struttura, insieme ai diversi elementi attualmente visibili.

Anatomia di una riga

La struttura di OmniFocus è composta da righe che rappresentano elementi (cose da fare di cui prendi nota in OmniFocus) o da altri elementi della struttura organizzativa, come cartelle o tag.

Nelle righe è visualizzato ogni genere di informazione su un elemento, come il progetto di cui fa parte, eventuali tag pertinenti, date di scadenza e lo stato di completamento sotto forma di un cerchio di stato.

Di default, per la visualizzazione dei dati, le righe nella struttura utilizzano l'opzione di layout Colonne.

La figura sotto illustra tutti i componenti di un elemento in Entrata, con ulteriori informazioni sull'attività in questione presentate nel layout di default in Colonne.

1. Cerchio di stato: si tratta di una rappresentazione visiva dello stato di completamento dell'elemento, insieme ad altri attributi importanti. Tocca il cerchio di stato di un elemento attivo per contrassegnarlo come completato.

2. Titolo: il titolo dell'elemento. Quando il titolo è di colore nero, in genere indica che l'elemento rappresenta un'attività da svolgere; gli elementi completati, bloccati, in attesa oppure gli elementi genitore nei gruppi hanno invece un titolo di colore grigio (a meno che non siano urgenti o in ritardo).

3. Progetto: se all'elemento è assegnato un progetto, qui viene visualizzata la sua posizione nella gerarchia del progetto. Poiché in questo caso si tratta di un elemento in Entrata (e gli elementi in Entrata con progetti vengono solitamente sottoposti a pulizia), questo elemento non ha nessun progetto assegnato.

4. Tag: qui vengono visualizzati eventuali tag assegnati all'elemento. A un elemento puoi assegnare tutti i tag che desideri; se i tag sono numerosi e non rientrano tutti nello spazio orizzontale della riga, vengono visualizzati tre puntini che indicano che sono presenti altri tag.

5. Date: se all'elemento sono assegnate date di scadenza o di rinvio, queste vengono visualizzate qui se pertinenti (le date di rinvio già trascorse non vengono mostrate).

6. Note e allegati, contrassegno: queste icone indicano se l'elemento include o meno note e allegati (l'icona è piena quando è presente una nota o un allegato) e se è provvisto di contrassegno.

Righe di progetti, cartelle e tag

Oltre agli attributi comuni degli elementi in Entrata, le righe relative a progetti, cartelle e tag possono offrire diverse altre informazioni utili.

1. Icona del tipo di riga: accanto a progetti, cartelle e tag sono visualizzate le icone che ti ricordano della prospettiva corrente e della correlazione della riga con ciò che la circonda. I progetti sono scomposti ulteriormente per tipo: in sequenza, in parallelo e come elenco di azioni singole.

2. Triangolo di apertura: fai clic su questo triangolo per contrarre o espandere la cartella, il progetto o il tag e nasconderne o visualizzarne così i contenuti.

3. Riga dello stato: vengono visualizzati qui progetti e tag con uno stato diverso da quello attivo. Oltre ad essere attivi (senza icona), i progetti possono essere in attesa, completati o accantonati, mentre i tag possono essere attivi, in attesa o accantonati.

4. Conteggio elementi: il numero totale di elementi nel progetto o nel tag.

5. Riepilogo delle scadenze: quando nella riga c'è spazio a sufficienza, viene mostrato lo stato relativo alla scadenza (urgente e in ritardo) degli elementi nel progetto, nella cartella o nel tag.

6. Note e allegati, contrassegno: queste icone indicano se ci sono note o allegati associati al progetto stesso (rispetto agli elementi al suo interno) e se il progetto è provvisto di contrassegno. Note, allegati e lo stato "con contrassegno" non possono essere assegnati a cartelle o tag.

Cerchi di stato

Quando completi un elemento, ne spunti il cerchio di stato. Fai clic sul cerchio per contrassegnare l'elemento come completato ; fai clic tenendo premuto Opzione per trascinare invece l'elemento .

Inoltre, il cerchio di stato offre informazioni importanti su un elemento: gli elementi possono essere infatti urgenti (di colore giallo), in ritardo (di colore rosso) o con contrassegno (di colore arancione). Gli elementi che si ripetono sono caratterizzati da tre puntini al centro del cerchio.

Se un elemento ha più di uno stato, il cerchio potrebbe avere più colori contemporaneamente per indicare ciascun attributo.

Pulizia

Quando contrassegni un elemento come completato facendo clic sul relativo cerchio di stato , l'elemento potrebbe non scomparire immediatamente dalla struttura. Se hai impostato gli elementi perché vengano rimossi quando cambi prospettiva, essi rimarranno visibili fino a che non passi a un'altra prospettiva o fino a quando non li rimuovi manualmente facendo clic su Pulisci nella barra degli strumenti o su Organizza > Pulisci (Comando-K).

Se un elemento completato non scompare anche dopo aver ripulito la vista attuale, verifica le opzioni di visualizzazione relative a quella prospettiva specifica. È probabile che la vista sia impostata su Tutti. Prova a impostare le opzioni di visualizzazione su Rimanenti o Disponibili per nascondere gli elementi completati.

Se modifichi lo stato di un'azione in uno stato che nasconderebbe l'azione dalla vista corrente (ad esempio contrassegnando un elemento come Completato nella prospettiva se le opzioni di visualizzazione sono impostate su Disponibili) e successivamente elimini il progetto o il tag associato, OmniFocus ti avvisa che potresti eliminare qualcosa inavvertitamente. Per visualizzare questi elementi nascosti, modifica le opzioni di visualizzazione della prospettiva corrente in Tutti.

Raggruppamento di elementi

I gruppi possono essere utilizzati per creare elenchi annidati di elementi nella struttura: i gruppi di elementi in Entrata o i gruppi di azioni all'interno di un progetto (chiamati talvolta anche sottoprogetti).

Quando crei un gruppo di azioni stai creando un rapporto gerarchico padre-figlio tra un'azione e quelle al suo interno. Se il genitore e i figli desiderati sono azioni già esistenti, per compiere questa operazione puoi selezionare le azioni che vuoi impostare come figli, e quindi:

• Trascinarle sopra l'azione principale, in modo da selezionare l'azione padre e visualizzare una linea di inserimento verticale frastagliata al di sotto di essa, e quindi rilasciarle al suo interno, oppure

• Posizionarle immediatamente sotto l'azione padre desiderata nella struttura e scegliere Organizza > Applica rientro (Comando-]).

Se l'azione padre del gruppo o le relative azioni figlio devono ancora essere create, per creare gruppi puoi utilizzare altri due modi.

Per creare un gruppo da un'azione esistente da impostare come padre del gruppo stesso:

• Crea le azioni figlio da zero scegliendo, con l'azione prevista come padre selezionata, Organizza > Aggiungi figlio (Maiuscole-Comando-]). Viene creata una nuova azione con l'azione selezionata come padre.

Per creare un gruppo da azioni esistenti senza azione padre esistente:

• Seleziona gli elementi che desideri raggruppare e scegli Organizza > Raggruppa (Opzione-Comando-G). Viene creata una nuova azione senza titolo per rappresentare il gruppo; gli elementi selezionati, cui viene applicato un rientro, diventano figli dell'azione.

Una volta creato un gruppo, dalla finestra di impostazioni puoi modificarne il tipo e stabilire se il gruppo viene completato automaticamente quando l'ultima azione al suo interno viene contrassegnata come completata.

Raggruppamento di progetti mediante cartelle

Oltre a poter raggruppare azioni all'interno di altri elementi, quando utilizzi la prospettiva Progetti puoi raggruppare insieme i progetti correlati utilizzando le cartelle.

Per creare una cartella di progetto, applica la procedura seguente:

1. Seleziona due o più progetti nella barra laterale.

2. Scegli Organizza > Raggruppa (Opzione-Comando-G). In questo modo i progetti selezionati vengono collocati all'interno di una nuova cartella.

3. Immetti un nome per la cartella per sostituire il testo Nuova cartella.

4. Premi A capo per accettare il nome della nuova cartella.

In alternativa, nella prospettiva Progetti scegli Nuova cartella dal menu Più sotto la barra laterale, oppure scegli File > Nuova cartella.

Opzioni di layout

L'aspetto generale degli elementi nella struttura dipende dalle preferenze Layout.

La scelta principale avviene tra due tipi di layout:

• Un layout a Colonne, in cui il titolo viene visualizzato accanto ai dettagli dell'elemento scelto in un'unica riga. Questa è l'impostazione di default.

• Un layout Fluido, in cui il testo si estende oltre la larghezza della struttura e in cui i dettagli vengono mostrati sotto il titolo.

Il layout di default prevede colonne per i seguenti dettagli di un elemento: progetto, tag, data di scadenza, icona nota e icona contrassegno, sistemate accanto al titolo. Le modifiche che apporti nelle preferenze Layout incidono sul modo in cui viene visualizzata la struttura nell'app.

Se apporti modifiche e, successivamente, vuoi tornare al layout di default, puoi ripristinarlo facendo clic su Ripristina.

Per personalizzare ulteriormente l'aspetto degli elementi nella struttura, puoi utilizzare il sottomenu Vista > Mostra titolo elemento completo per scegliere se i titoli degli elementi debbano essere troncati in un'unica riga quando non sono selezionati o sempre estesi in più righe quando necessario.

Layout delle prospettive personalizzate

Con OmniFocus Pro puoi personalizzare il layout della struttura di singole prospettive per adattarlo alle tue esigenze: a tale scopo utilizza le opzioni di visualizzazione di ciascuna prospettiva.

Nelle opzioni di visualizzazione di una singola prospettiva, scegli un layout diverso da quello definito con Usa preferenze per sovrascrivere le impostazioni di default di quella prospettiva, sia con il layout Fluido che con un set di Colonne a tua scelta.